Pas besoin de changer de travail ou de famille pour avoir du temps pour soi. Avec seulement quelques ajustements, tu pourras gagner du temps dans ta semaine pour prendre soin de toi, sans avoir à tout chambouler. Il suffit parfois d’un petit changement pour faire une grande différence…

La loi de Pareto nous apprend que 80% des conséquences découlent de 20% des causes. Cela signifie que la majorité de notre productivité est générée par une petite part seulement de nos actions. Oui, oui, c’est ça, sur 7h de travail, moins de 2h produisent des résultats significatifs.
Je te vois d’ici t’offusquer « C’est n’importe quoi ça, je ne passe pas 5h à me tourner les pouces ! » Du calme, c’est bien ce qu’on fait tous, et je n’y échappe pas. On fait tout un tas de choses, on a des to-do list à rallonge, mais force est de constater que notre efficacité est à revoir… On comprend alors qu’être organisé ne suffit pas. En effet, si c’était aussi simple, il me suffirait de m’en tenir à mon planning : 7h de travail = projet A (2h) + projet B (3h) + projet C (2h). Mais je remarque qu’à la fin de la journée, seul le projet A est bouclé, donc les projets B et C sont reportés au lendemain, et ainsi de suite.
« Ah… c’est donc pour ça qu’on est débordés… » Eh oui ! Tout prend effectivement plus de temps que ça ne devrait. Mais bonne nouvelle, tu peux gagner du temps. C’est pour ça que je partage avec toi quelques conseils pour botter les fesses à cette loi de Pareto !

#1 Note les tâches à effectuer.

C’est simple, mais utile. Ça permet de visualiser l’entièreté des choses à accomplir d’un seul coup d’œil. Ainsi, tu peux les organiser, trouver des créneaux pour les réaliser, et surtout, libérer ton esprit. Au lieu d’encombrer ton cerveau sursollicité, tu n’as qu’à regarder ton agenda, ta to-do list, tes post-it, ou n’importe quel autre support que tu auras choisi, pour savoir ce que tu as à faire. En plus de te faire gagner du temps, cela empêche que les différents espaces n’empiètent les uns sur les autres. Par exemple, ça t’évite d’avoir à penser à ce que tu dois faire en rentrant à la maison alors que tu es au travail, et inversement.

#2 Regroupe les tâches à effectuer.

Pour gagner du temps et de l’énergie, fais à la suite les tâches qui te demandent des compétences similaires, le même matériel, ou qui ont lieu dans le même endroit.

#3 Finis toute tâche commencée.

De la même manière que précédemment, faire une tâche en une seule fois demande moins d’énergie et de temps que de la réaliser en plusieurs étapes. C’est la loi de Carlson. Cela t’évite par exemple d’avoir à rassembler de nouveau tes idées, à faire le point sur ce que tu as fait/ce qu’il te reste à faire, ranger/préparer le matériel nécessaire,… Et puis c’est bon pour le moral : au lieu d’avoir une liste de chose à terminer, tu peux petit à petit rayer les tâches de ta liste. Ça fait plaisir, donc ça motive, ce qui permet d’avancer encore plus vite !

#4 Une tâche à la fois.

Le mode multitâche donne l’impression d’être plus productif parce qu’on effectue plusieurs tâches en même temps. Or, rester focalisé permet plus d’efficacité. Le cerveau perd de sa capacité d’attention, de créativité, de traitement de l’information, etc lorsqu’il doit traiter plusieurs tâches à la fois. Tu t’es peut-être déjà surpris(e) à conduire en « pilote-automatique » et à prendre la route habituelle au lieu de tourner, tellement tu étais absorbé(e) dans la conversation ou même dans tes pensées. Cela montre que le cerveau hiérarchise les tâches lorsqu’il en traite plusieurs à la fois.

#5 Prévois à l’avance.

Par exemple, pour les repas, plutôt que de te demander tous les soirs « qu’est-ce que je vais cuisiner », tu peux prévoir ton menu pour la semaine, avant d’aller faire tes courses. Cela te permet non seulement de gagner du temps au moment des achats en sachant exactement ce qu’il te faut, mais aussi au moment de cuisiner, en sachant déjà ce que tu as à faire. Plus de temps perdu à réfléchir ou à retourner à l’épicerie chercher l’ingrédient qui manque. (En plus, cette technique permet aux parents d’y associer les enfants. Ils peuvent ainsi à leur niveau prendre part aux décisions et aux tâches du foyer tout en exprimant leurs goûts.)

#6 Mets en place des routines.

Dans la même idée, créer des routines pour les tâches qui reviennent régulièrement permet de s’économiser. Cela aide également à lutter contre la procrastination pour les tâches les moins plaisantes. On s’y met sans réfléchir, sans discuter, et c’est déjà fini !

#7 Les choses déplaisantes en premier.

Ce sont des tâches qu’on laisse en général pour la fin, qu’on repousse éternellement, qu’on fait en trainant les pieds. Les faire en premier te permet de les rayer de la liste une fois pour toute, et te procure une grande satisfaction, qui est motivante pour la suite. Les tâches suivantes te paraissent plus faciles, plus rapides, plus plaisantes.

#8 Fixe des délais.

La loi de Parkinson décrit le fait que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible. C’est-à-dire que plus tu as de temps pour effectuer une tâche, plus l’exécution de cette tâche prendra du temps. Ainsi par exemple, n’avoir qu’une demi-heure avant d’aller au travail pour effectuer la paperasse évitera que cette tâche ne s’étale sur toute la matinée du dimanche. Les délais doivent cependant être réalistes, précis et à court terme pour être efficaces.

#9 Définis des créneaux.

Pour les tâches envahissantes / distractives, il est préférable de leur délimiter des créneaux précis. C’est le cas par exemple des e-mails, qu’il vaut mieux consulter deux fois (voire trois) par jour plutôt que d’être connecté en permanence. Il en va de même pour les réseaux sociaux, car ils ont tendance à nous happer. Plus tu es friand(e) des réseaux sociaux, plus cette astuce va te faire gagner du temps.

#10 Lâcher prise.

Quand on veut gagner du temps, il n’y a pas la place pour l’ultra-perfectionnisme. Il faut accepter que la perfection n’existe pas et qu’il n’est parfois pas raisonnable de continuer à passer du temps sur quelque chose d’abouti mais « qui pourrait encore être amélioré ». Lâcher prise, c’est aussi accepter de déléguer aux autres, mêmes s’ils font d’une manière différente. Si déléguer est problématique pour toi, commence par déléguer de petites choses sans importance. Enfin, lâcher prise c’est pouvoir abandonner les tâches qui ne sont pas essentielles pour toi.

Et toi, quelles astuces mets-tu déjà en œuvre pour gagner du temps ? Partage-les avec nous en commentaire.